ORGANISASI FILE & AKSES FILE

DEFINISI FILE

Secara umum dikatakan bahwa file merupakan kumpulan sejumlah komponen dengan jumlah tidak tertentu dan biasanya tersimpan dalam suatu media penyimpanan luar. Misalnya dalam harddisk tersimpan nama-nama file seperti file dokumen (*.doc), file spreadsheet (*.xls), file image (*.jpg), file musik (*.mp3), file film (*.avi). Dapat juga dikatakan bahwa file adalah kumpulan dari record, dimana record merupakan kimpulan dari field.

TIPE FILE

File yang kita kenal mempunyai beberapa tipe yang berbeda, antara lain :

1. File Induk (master file)
   File induk merupakan file yang terpenting pada suatu system. Sebuah file induk merupakan file yang digunakan untuk menyelesaikan tugas pokok tertentu dan dipelihara secara teratur.
   Contoh :
   System akademik memerlukan file induk yang mencatat data mahasiswa dan data matakuliah.
   File induk merupakan file utama dari file-file yang lainnya dan jenis informasi pada file induk cenderung tetap, tetapi isi informasinya dapat sering berubah. File induk dapat diperbaharui dengan adanya file Transaksi.
   
   
   Ada 2 jenis tipe File Induk (master file)

• File Induk Acuan (reference master file)
  yaitu file yang berisi record yang tak berubah / jarang berubah.
  Contoh : file mahasiswa yang berisi field nim, nama, alamat, dll
• File Induk Dinamik (dynamic master file)
  yaitu file yang berisi record yang terus-menerus berubah dalam kurun waktu tertentu atau berdasarkan suatu peristiwa transaksi.
  Contoh : berkas stok barang, dll.

2. File Transaksi (transaction file atau file input)
   Yaitu file yang berisi informasi yang digunakan untuk memperbaharui file Master. Sehingga dengan adanya file transaksi ini, file master dapat berubah sesuai dengan informasi yang ada di file transaksi tersebut.
   Contoh : Misalnya file penjualan yang berisi data hasil transaksi penjualan.

3. File Laporan (report file / File Output)
   Yaitu file yang berisi data yang dibuat untuk laporan atau keperluan user, file ini hanya bisa dicetak pada kertas printer atau hanya ditampilkan di layar monitor.

4. File Sejarah (history file)
   Yaitu file yang menyimpan data yang telah disimpan dalam bentuk suatu periode waktu tertentu yang telah lampau, biasanya digunakan untuk menyusun laporan yang bersifat tetap. Macam-macam file berdasarkan cara organisasinya, dibagi menjadi 2 jenis :
• File Sekuensial
  yaitu file dimana dalam rangkaian fisik data yang satu dengan yang lainnya diakses berurutan sesuai dengan data secara fisik yang telah ditentukan sebelumnya.
• File Random
  yaitu file dimana dalam metode pengaksesannya dilakukan secara acak dan bebas tak berpengaruh pada urutan data tertentu.

5. File Arsip (archival file)

6. File Pelindung (backup file)
   Yaitu salinan dari file-file yang masih aktif di dalam database pada suatu saat tertentu. File ini digunakan sebagai pelindung.

7. Work File
   Yaitu file sementara dari system yang merupakan alat untuk melewatkan data yang dibuat oleh program ke program lain. Dalam hal ini adalah proses perubahan file master dengan menggunkan file transaksi sebagai file pengganti atau perubahnya.

8. Program File
   Yaitu file yang berisi intruksi-intruksi untuk memproses data yang akan disimpan pada file lain atau pada memori utama. Intruksi-intruksi tersebut ditulis dengan menggunakan bahasa pemrograman seperti BASIC, COBOL, FORTRAN, bahasa assembler dan lain sebagainya.

9. Teks File
   Yaitu file yang berisi input data alphanumeric dan grafik yang digunakan oleh sebuah teks editor program. Teks File ini hanya dapat diproses dengan menggunkanan teks editor.

10. Dump File
    Yaitu file yang digunakan untuk tujuan pengamanan (Security), mencatat tentang kegiatan pengUpdatetan, sekumpulan transaksi yang telah diproses atau sebuah program yang mengalami kekeliruan. Dump File merupakan jenis file yang bersifat sementara.

11. Library File
    Yaitu file yang digunakan untuk penyimpanan program aplikasi, program utilitas atau program lainnya. File ini bersifat tetap yang merupakan file sempurnanya dari dump file. Itulah perbedaan antara dump file dengan library file, dimana dump file hanya file sementara yang masih dalam proses perbaikan atau pengembangan sedangkan file library merupakan file finishing dari dump file.

ORGANISASI & AKSES FILE 

            Ada beberapa tipe organisasi file data yang digunakan, yaitu susunan berurutan 

(sequential),berurutan diindeks(indexed sequential), acak (random), dan acak diindeks(indexed random). 

Tujuan organisasi data di dalam pemrograman terstruktur adalah : 

·         Untuk menyediakan sarana pencarian record bagi pengolahan, seleksi, atau penyaringan.

·         Memudahkan penciptaan atau pemeliharaan file

·                     Memudahkan penciptaan atau pemeliharaan file

Organisasi file data harus mempertimbangkan beberapa hal penting, yaitu sebagai berikut : 

·         Kemudahan dalam penyimpanan & pengambilan data. 

·         Kecepatan akses data/efisiensi akses. 

·         Efisiensi penggunaan media penyimpanan (storage device). 

Media penyimpanan terdiri dari 2 jenis: 

·         Primary Storage 

·         Secondary Storage 

·         Akses dengan SASD dan DASD 

Terdapat dua jenis alat penyimpanan data file yang digunakan, yaitu: 

       1.      Piranti Akses Serial ( Sequential Access Storage Device atau SASD).   

             Contoh peralatan yang termasuk jenis ini adalah magnetic tape dan pita magnetic. Ciri-ciri            dari piranti ini adalah sebagai berikut : 

·      Proses pembacaan rekaman harus berurutan. 

·      Tidak ada pengalamatan. 

·      Data disimpan dalam blok-blok secara sequential (berurutan). 

·      Proses write hanya bisa dilakukan sekali saja. 

·      Kecepatan akses datanya, sangat tergantung : 

     a. Kerapatan pita 

    b. Kecepatan pita 

    c. Lebar celah/gap antar blok(Inter Record Gap) 

Kelemahan : 

Akses langsung pada data lambat 

Memerlukan penafsiran mesin 

Masalah lingkungan 

Keuntungan : 

Panjang record tidak terbatas 

Densitas data tinggi 

Harga relatif murah 

Kecepatan transfer data tinggi 

2.  Piranti Akses Direct ( Direct Access Storage Device atau DASD). 

Contoh piranti akses tipe direct adalah cakram magnetic(magnetic disk) yang terdiri dari hard disk atau floppy disk. Piranti ini mempunyai ciri : 

·      Pembacaan rekaman tidak harus urut. 

·      Mempunyai alamat 

·      Data dapat disimpan dalam karakter atau blok.  

·      Proses write dapat dilakukan beberapa kali. 

Metode susunan organisasi data file dalam media penyimpanan fisik yang lazim digunakan, sebagai berikut : 

1.      Sequential File. 

Merupakan suatu cara/metode penyimpanan dan pembacaan data yang dilakukan secara berurutan. Metode ini mempunyai ciri-ciri sebagai berikut: 

·      Data akan disimpan sesuai dengan urutan masuknya. 

·      Pencarian rekaman tertentu dilakukan record demi record. 

·      Pembacaan data, juga dilakukan secara berurutan. 

·      Metode ini baik untuk digunakan apabila pengolahan terhadap basis data bersifat periodik dan menyeluruh. 

Penambahan Record 

Penambahan record ke dalam suatu file, maka posisi record terakhir harus diketahui.Karena record baru diletakkan pada posisi setelah record terakhir. 

Penambahan record baru tersebut diletakkan pada posisi akhir dari file.  Untuk penyisipan record, posisi yang akan ditempati oleh record baru harus diketahui dengan jelas.Posisi ini dapat diketahui dengan cara memeriksa salah satu isi field dari 

suatu record. 

Perubahan Record 

Perubahan record merupakan modifikasi terhadap isi record dari satu file. 

Record yang akan dimodifikasi dicari dengan memeriksa isi salah satu field. 

Penghapusan Record 

Proses penghapusan dilakukan dengan cara membaca record satu per satu lalu menuliskan kembali ke file baru. 

Jika pada waktu pembacaan record ditemukan record yang akan dihapus maka record tersebut diabaikan atau tidak ditulis ke file baru. 

Record yang akan dihapus dapat diketahui dengan cara memeriksa salah satu isi field dari suatu record. 

Penghapusan record dilakukan terhadap FILE01. Record yang akan dihapus diinput melalui keyboard.Hasil penghapusan record disimpan di dalam file FILE02. 

Random. 

Merupakan suatu cara/metode penyimpanan dan 

pembacaan data yang dilakukan secara acak atau langsung. Dalam hal ini, tempat penyimpanan data sudah diatur sedemikian rupa, sehingga setiap data akan tersimpan didalam tempat-tempat yang telah ditentukan sesuai dengan nomor data yang dimiliki-nya. Pemrosesan memerlukan file record, yg ditampilkan menjadi 2 bagian yaitu field kunci dan record data. 

Indexed Sequential. 

Metode ini mempunyai ciri-ciri sebagai berikut : 

·      Gabungan antara metode sequential dan random. 

·      Record disimpan secara berurutan dengan menggunakan kunci (indeks urutan). 

·      Masing-masing record diberi indeks. 

·      Pengalamatan dilakukan secara acak. 

·      Perlu penyimpanan tambahan, yaitu untuk file indeks 

·      Index ini diakhiri denga adanya suatu pointer(penunjuk)yang bisa menunjukkan secara jelas posisi data yang selengkapnya. 

·      Index yang ada juga merupakan record-key (kunci record), sehingga kalau record key ini dipanggil,maka seluruh data juga akan ikut terpanggil.