SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN

SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN

(DECISION SUPPORT SYSTEM / DSS)

A.            Pengertian Sistem Pendukung Keputusan

Sistem Pendukung Keputusan (SPK) atau Decision Support System (DSS) adalah sebuah sistem yang mampu memberikan kemampuan pemecahan masalah maupun kemampuan pengkomunikasian untuk masalah dengan kondisi semi terstruktur dan tak terstruktur. Sistem ini digunakan untuk membantu pengambilan keputusan dalam situasi semi terstruktur dan situasi yang tidak terstruktur, dimana tak seorangpun tahu secara pasti bagaimana keputusan seharusnya dibuat (Turban, 2001).

SPK bertujuan untuk menyediakan informasi, membimbing, memberikan prediksi serta mengarahkan kepada pengguna informasi agar dapat melakukan pengambilan keputusan dengan lebih baik.

SPK merupakan implementasi teori-teori pengambilan keputusan yang telah diperkenalkan oleh ilmu-ilmu seperti operation research dan menegement science, hanya bedanya adalah bahwa jika dahulu untuk mencari penyelesaian masalah yang dihadapi harus dilakukan perhitungan iterasi secara manual (biasanya untuk mencari nilai minimum, maksimum, atau optimum), saat ini computer PC telah menawarkan kemampuannya untuk menyelesaikan persoalan yang sama dalam waktu relatif singkat.

      Sprague dan Watson mendefinisikan Sistem Pendukung Keputusan (SPK) sebagai sistem yang memiliki lima karakteristik utama yaitu (Sprague et.al, 1993):

1.    Sistem yang berbasis komputer. 

2.   Dipergunakan untuk membantu para pengambil keputusan 

3. Untuk memecahkan masalah-masalah rumit yang mustahil dilakukan dengan kalkulasi manual 

4.    Melalui cara simulasi yang interaktif 

5.    Dimana data dan model analisis sebaai komponen utama.

Decision Support Systems (DSS) atau system pendukung keputusan adalah serangkaian kelas tertentu dari system informasi terkomputerisasi yang mendukung kegiatan pengambilan keputusan bisnis dan organisasi. Suatu DSS yang dirancang dengan benar adalah suatu system berbasis perangkat lunak interaktif yang dimaksudkan untuk membantu para pengambil keputusan mengkompilasi informasi yang berguna dari data mentah, dokumen, pengetahuan pribadi, dan/atau model bisnis untuk mengidentifikasikan dan memecahkan berbagai masalah dan mengambil keputusan.

System pendukung keputusan atau DSS digunakan untuk mengumpulkan data, menganalisa dan membentuk data yang dikoleksi, dan mengambil keputusan yang benar atau membangun strategi dari analisis, tidak pengaruh terhadap computer, basis data atau manusia penggunanya. Informasi yang biasanya dikumpulkan dengan menggunakan aplikasi pendukung keputusan akan melakukan:

·  Mengakses semua asset informasi terkini, termasuk data legasi dan relasional, kompulan data, gudang data, dan kumpulan jumlah besar data.

·      Angka-angka penjualan antara satu periode dengan periode lainnya.

·      Angka-angka pendapatan yang diperkirakan, berdasarkan pada asumsi penjualan produk baru.

· Konsekuensi pilihan-pilihan pengambilan keputusan yang berbeda, dengan pengalaman dalam suatu konteks yang dirinci ulang.

B.            Prinsip Dasar DSS

1.        Struktur masalah

•     Masalah yang terjadi sehubungan dengan perusahaan atau organisasi dapat dikategorikan dalam 3 sifat, yaitu masalah terstruktur, semi-terstruktur, dan tak terstruktur.

•     Tetapi sulit untuk menemukan masalah yang sepenuhnya terstruktur atau sepenuhnya tak terstruktur. Sebagian besar bersifat semiterstruktur.

2.        Dukungan keputusan

•     DSS tidak dimaksudkan untuk menggantikan manajer.

•  Penggunaan komputer dapat diterapkan pada bagian masalah yang terstruktur, tetapi manajer bertanggung jawab atas bagian masalah tak terstruktur melalui penerapan penilaian / intuisi dan melakukan analisis.

•     Manajer dan komputer bekerja sama sebagai tim pemecahan masalah dalam memecahkan masalah yang berada pada area semi-terstruktur yang luas.

3.        Efektivitas keputusan

•     Manfaat utama penggunaan DSS adalah menghasilkan keputusan yang lebih baik.

•   Manajer mungkin saja menghabiskan waktu ekstra untuk “memperhalus” solusi hingga mencapai solusi optimum. (ketelitian meningkat seiring dengan banyaknya waktu yang dihabiskan dan usaha yang telah dilakukan)

•  Manajer menggunakan pertimbangan dalam menentukan kapan suatu keputusan akan berkontribusi pada suatu solusi masalah.

C.             Komponen Sistem Pendukung Keputusan

Secara umum Sistem Pendukung Keputusan dibangun oleh tiga komponen besar yaitu database Management, Model Base dan Software System/User Interface. Komponen SPK tersebut dapat digambarkan seperti gambar di bawah ini.

Komponen Sistem Pendukung Keputusan (SPK)

A.       Database Management

         Merupakan subsistem data yang terorganisasi dalam suatu basis data. Data yang merupakan suatu sistem pendukung keputusan dapat berasal dari luar maupun dalam lingkungan. Untuk keperluan SPK, diperlukan data yang relevan dengan permasalahan yang hendak dipecahkan melalui simulasi.

B.       Model Base

          Merupakan suatu model yang merepresentasikan permasalahan kedalam format kuantitatif (model matematika sebagai contohnya) sebagai dasar simulasi atau pengambilan keputusan, termasuk didalamnya tujuan dari permaslahan (objektif), komponen-komponen terkait, batasan-batasan yang ada (constraints), dan hal-hal terkait lainnya. Model Base memungkinkan pengambil keputusan menganalisa secara utuh dengan mengembangkan dan membandingkan solusi alternatif.

C.        User Interfase / Pengelolaan Dialog

        Terkadang disebut sebagai subsistem dialog, merupakan penggabungan antara dua komponen sebelumnya yaitu Database Management dan Model Base yang disatukan dalam komponen ketiga (user interface), setelah sebelumnya dipresentasikan dalam bentuk model yang dimengerti computer. User Interface menampilkan keluaran sistem bagi pemakai dan menerima masukan dari pemakai kedalam Sistem Pendukung Keputusan.

D.            Manfaat Sistem Pendukung Keputusan

       SPK dapat memberikan berbagai manfaat dan keuntungan. Manfaat yang dapat diambil dari SPK adalah :

1.   SPK memperluas kemampuan pengambil keputusan dalam memproses data / informasi bagi pemakainya. 

2.   SPK membantu pengambil keputusan untuk memecahkan masalah terutama barbagai masalah yang sangat kompleks dan tidak terstruktur. 

3.  SPK dapat menghasilkan solusi dengan lebih cepat serta hasilnya dapat diandalkan. 

4.   Walaupun suatu SPK mungkin saja tidak mampu memecahkan masalah yang dihadapi oleh pengambil keputusan, namun dia dapat menjadi stimulan bagi pengambil keputusan dalam memahami persoalannya,karena mampu menyajikan berbagai alternatif pemecahan.

E.      Ciri dan Keuntungan DSS

1.    Dapat menyelesaikan problem yang kompleks.

2.    Sistem dapat berinteraksi dengan pemakainya.

3.  Lebih cepat dengan hasil yang lebih baik (terutama dibandingkan dengan pengambilan keputusan secara intuisi).

4.  Menghasilkan acuan data untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi oleh manajer yang kurang berpengalaman.

5.    Untuk masalah yang berulang, DSS dapat memberi keputusan yang lebih efektif.

6.  Fasilitas untuk mengambil data dapat memberikan kesempatan bagi beberapa manajer untuk berkomunikasi dengan lebih baik. 7. Meningkatkan produktivitas dan kontrol dari manajer.

F.             Sistem Pendukung Keputusan (DSS)

Penting untuk dicatat bahwa DSS tidak memiliki suatu model tertentu yang diterima atau dipakai di seluruh dunia. Banyak teori DSS yang diimplementasikan, sehingga terdapat banyak cara untuk mengklasifikasikan DSS.

1. DSS model pasif adalah model DSS yang hanya mengumpulkan data dan mengorganisirnya dengan efektif, biasanya tidak memberikan suatu keputusan yang khusus, dan hanya menampilkan datanya. Suatu DSS aktif pada kenyataannya benar-benar memproses data dan secara eksplisit menunjukkan beragam solusi berdasarkan pada data tersebut.

2. DSS model aktif sebaliknya memproses data dan secara eksplisit menunjukkan solusi berdasarkan pada data yang diperoleh, walau harus diingat bahwa intervensi manusia terhadap data tidak dapat dipungkiri lagi. Misalnya, data yang kotor atau data sampah, pasti akan menghasilkan keluaran yang kotor juga (garbage in garbage out).

3.    Suatu DSS bersifat kooperatif jika data dikumpulkan, dianalisa dan lalu diberikan kepada manusia yang menolong system untuk merevisi atau memperbaikinya.

4. Model Driven DSS adalah tipe DSS dimana para pengambil keputusan menggunakan simulasi statistik atau model-model keuangan untuk menghasilkan suatu solusi atau strategi tanpa harus intensif mengumpulkan data.

5. Communication Driven DSS adalah suatu tipe DSS yang banyak digabungkan dengan metode atua aplikasi lain, untuk menghasilkan serangkaian keputusan, solusi atau strategi.

6. Data Driven DSS menekankan pada pengumpulan data yang kemudian dimanipulasi agar sesuai dengan kebutuhan pengambil keputusan, dapat berupa data internal atua eksternal dan memiliki beragam format. Sangat penting bahwa data dikumpulkan serta digolongkan secara sekuensial, contohnya data penjualan harian, anggaran operasional dari satu periode ke periode lainnya, inventori pada tahun sebelumnya, dsb.

7.    Document Driven DSS menggunakan beragam dokumen dalam bermacam bentuk seperti dokumen teks, excel, dan rekaman basis data, untuk menghasilkan keputusan serta strategi dari manipulasi data.

8.  Knowledge Driven DSS adalah tipe DSS yang menggunakan aturan-aturan tertentu yang disimpan dalam komputer, yang digunakan manusia untuk menentukan apakah keputusan harus diambil. Misalnya, batasan berhenti pada perdagangan bursa adalah suatu model knowledge driven DSS.

G.            Implementasi DSS di Dunia Kerja

Konsep implementasi DSS di dunia kerja yang kali ini diambil oleh penulis adalah penerapan Business Intelligence dalam pengumpulan data serta presentasi data dalam suatu bentuk Dashboard. Bidang industri perusahaan yang dijadikan contoh adalah maskapai penerbangan atau airline industry.

Teknologi aplikasi yang digunakan adalah system aplikasi berbasis web dan dapat diakses pada suatu URL tertentu dari PC/laptop/tablet milik pengguna dengan kapasitas minimum, kapan saja dan dimana saja pengguna berada.

Metodologi, proses serta perangkat pelaporan Business Intelligence atau BI adalah komponen kunci yang memberikan analisa data, pelaporan dan monitoring yang kaya kepada pengguna sistem.

Secara garis besar, proses yang terjadi kurang lebih adalah seperti digambarkan dalam diagram dibawah ini, dimana;

·       System akan mengumpulkan semua data baik data master dan juga data transaksi dari setiap aplikasi yang digunakan semua departemen dalam perusahaan, untuk kemudian dilakukan analisis What-if tergantung dari laporan apa yang diinginkan oleh pihak manajemen.

·       Hasil analisis tersebut akan menentukan keputusan apa yang harus diambil oleh manajemen.

·       Terlihat dibawah, berbagai departemen yang mengaksesnya antara lain Personalia (Human Resource/HRD), Keuangan (Accounting), Produksi/Operasional, Pemasaran/Marketing, Distribusi/Pengiriman, serta divisi lain, yang semuanya berada dibawah manajemen perusahaan.

Alur DSS untuk Sistem Informasi Akuntansi

Struktur Alur Data Dalam Aplikasi Business Intelligence

Pelaporan yang ingin dilihat oleh tingkat manager dalam manajemen perusahaan tersebut akan tampil dalam aplikasi Dashboard yang interaktif dan dapat dikustomisasi sesuai keinginan user/ pengguna aplikasi. Contoh dashboard tersebut adalah seperti dibawah ini.

Sebelumnya, perlu diingat bahwa aplikasi dashboard juga memiliki beragam kategori per divisi, dimana setiap divisi/departemen dalam suatu perusahaan biasanya menggunakan jenis data yang berbeda, serta mengakses data dalam cara yang berbeda pula. Laporan dan hasil analisis yang diperlukan juga otomatis berbeda, begitu pula bentuk pelaporan yang diperlukan tiap-tiap divisi tersebut, sebagaimana digambarkan dalam diagram dibawah.

Pembagian Kategori Dashboard Berdasarkan Penitikberatan Pengambilan Informasi Perusahaan

Manfaat Penggunaan Aplikasi Terapan DSS/Decision Support System dalam Bentuk Business Intelligence Dashboard:

1.  Mempermudah dilakukannya analisa terhadap data master dan juga data transaksi perusahaan untuk kemudian menghasilkan berbagai laporan yang akan mendukung proses pengambilan keputusan oleh pihak manajemen perusahaan.

2.      Memberikan tampilan yang lebih enak dilihat dan lebih professional yang disesuaikan dengan kultur serta bidang bisnis perusahaan yang menggunakan aplikasi ini.

3.    Memberikan informasi terkini terhadap pergerakan angka-angka dalam perusahaan, atau bahkan bersifat real-time. Contohnya dalam hal ini; adalah pergerakan angka penjualan tiket pesawat setiap harinya, atau pergerakan angka kedatangan dan keberangkatan pesawat dari seluruh bandara di Indonesia (hasil kegiatan operasional perusahaan).

Contoh implementasi aplikasi Business Intelligence – Dashboard sebagai ajuan system pendukung keputusan/decision support system yang hendak diimplementasikan dalam perusahaan:

Prototipe Tampilan Dashboard untuk Pengaplikasian Business Intelligence bagi Sistem Pendukung Keputusan, Dibuat Menggunakan Tool Xcelcius Disambungkan ke Warehouse SAP-Business Intelligence

Elemen-elemen yang ditampilkan:

1.  Grafik keseluruhan angka penjualan tiket yang dihasilkan tim Sales setiap harinya dimana manajemen dapat meilhat pergerakan terakhir yang terjadi satu jam sebelum pengaksesan dashboard.

2.  Grafik keseluruhan angka penjualan tiket yang dihasilkan pada satu hari sebelum pengaksesan dashboard (H-1)

3.      Grafik keseluruhan angka penjualan secara mingguan (pergerakan mingguan).

4.      Grafik keseluruhan angka penjualan secara bulanan (pergerakan bulanan).

5.      Grafik keseluruhan angka penjualan secara tahunan (pergerakan tahunan).

6.      Grafik penjualan per staff sales untuk mengukur kinerja masing-masing personel.

7.      Grafik pembelian dari setiap klien

Referensi :

https://ag92110007.wordpress.com/decision-support-system-sistem-pendukung-keputusan/

https://yusrizalfirzal.wordpress.com/2011/06/13/sistem-pendukung-keputusan-decision support-system-%E2%80%93-dss/

SIM Pertemuan 12 - SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN (DECISION SUPPORT SYSTEM / DSS)

STMIK Bina Insani – Inu Herlawati, S.Si., M.M., M.Kom.