SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA

SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA

A.            DEFINISI SISTEM INFORMASI SDM

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (Human Resources Information System / HRIS) merupakan sistem yang digunakan dalam mengelola personil yang ada di dalam perusahaan. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia adalah sistem yang bertugas untuk mengumpulkan dan memelihara data yang menjelaskan sumber daya manusia, mengubah data tersebut menjadi informasi, dan melaporkan informasi itu kepada pemakai, di mana data-data yang telah diperoleh tersebut merupakan data yang dibutuhkan oleh sebuah perusahaan untuk meningkatkan SDM.

Sistem informasi sumber daya manusia adalah sebuah sistem yang mendukung proses pengambilan keputusan dengan menyediakan berbagai informasi yang diperlukan. Informasi yang disediakan merupakan informasi mengenai kebutuhan akan pegawai dalam sebuah organisasi, informasi perekrutan pegawai, informasi data pegawai, informasi pengelolaan pegawai selama menjadi bagian dari organisasi tersebut, dan informasi mengenai pemberhentian pegawai.

B.      FUNGSI SDM

•   Struktur organisasi sebagian besar perusahaan memasukkan satu unit yang bertanggung jawab atas banyak kegiatan yang berhubungan dengan sumber daya manusia.

•   Istilah Personalia awalnya diberikan pada unit ini, tetapi sekarang dinamakan Sumber Daya Manusia (SDM), yang mengakui bahwa personil perusahaan sebagai sumber daya yang berharga. B. Fungsi SDM

•   SDM merupakan departemen atau divisi di dalam organisasi yang bertanggung jawab atas banyak kegiatan yang berhubungan dengan sumber daya manusia.

•   Manajer SDM dapat menjabat posisi sebagai wakil presiden direktur atau jabatan direktur.

•   Istilah direktur SDM untuk menjelaskan seseorang yang bertanggung jawab atas SDM dan seorang direktur SDM dapat menjadi seorang anggota komite eksekutif.

 C.             KEGIATA UTAMA SDM

  

1.       Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and Hiring).

SDM membantu menerima pegawai baru ke dalam perusahaan. SDM selalu mengikuti perkembangan terakhir dalam peraturan pemerintah yang mempengaruhi praktek kepegawaian dan menasehati manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai.

2.       Pendidikan dan Pelatihan.

Selama periode kepegawaian seseorang, SDM dapat mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja pegawai.

3.       Manajemen Data.

SDM menyimpan database yang berhubungan dengan pegawai dan memproses data tersebut untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai.

4.       Penghentian dan Admistrasi Tunjangan.

•   Selama seseorang dipekerjakan oleh perusahaan, mereka menerima paket tunjangan, seperti biaya berobat, asuransi kecelakaan, dll.

•   Ketika seorang pegawai berhenti bekerja, SDM memproses kertas kerja yang diperlukan dan melakukan wawancara keluar untuk mengetahui bagaimana perusahaan telah memberikan pelayanan yang lebih baik kepada pegawainya.

•   Setelah penghentian, SDM mengurus program pensiun bagi mantan pegawai yang berhak.

D.             MODEL SISTEM INFORMASI PEMASARAN

Model Sistem Informasi Pemasaran (SIP) terdiri dari kombinasi subsistem-subsistem input dan output yang dihubungkan dengan database.

 1.       Subsistem Input

I.      SIA (Sistem Informasi Akuntansi)

SIA (Sistem Informasi Akuntansi) mengumpulkan data yang menjelaskan transaksi pemasaran perusahaan. Data tersebut dugunakan untuk menyiapkan informasi dalam bentuk laporan periodik (laporan penjualan produk yang laku dan tidak laku) dan laporan khusus (laporan penjualan produk berdasarkan daerah penjualan).

·      Penelitian Pemasaran

     Penelitian Pemasaran dapat dilakukan melalui penelitian khusus mengenai operasi pemasaran untuk tujuan mempelajari kebutuhan konsumen dan meningkatkan efisiensi pemasaran. Manajer pemasaran dapat menggunakan penelitian pemasaran untuk mengumpulkan segala jenis informasi, tetapi sebagian besar kegiatan ditujukan pada konsumen dan calon konsumen. Data yang dikumpulkan dapat berupa :

1.  Data primer

Data primer adalah data yang dikumpulkan sendiri oleh perusahaan, melalui wiraniaga dan para karyawan lainnya. Terdapat beberapa cara yang digunakan untuk memperoleh data primer, antara lain :

·      Survei

Survei (Survey) dapat dilakukan dengan menanyakan langsung kepada sejumlah konsumen dengan pertanyaan yang sama melalui telepon, surat, atau kuisoner. Penekanan pada survei adalah APA yang konsumen lakukan.

·      Wawancara Mendalam

Wawancara Mendalam (In-Depth Interview) dilakukan kepada sejumlah kecil konsumen melalui beberapa pertanyaan dengan waktu wawancara yang lebih lama dibandingkan waktu survei. Penekanan wawancara mendalam adalah mendapatkan penjelasan MENGAPA konsumen bertindak demikian.

·      Pengamatan

Pengamatan (Observation) dapat dilakukan dengan mengamati perilaku tertentu atau mencari bukti bahwa hal itu terjadi. Peneliti pemasaran sering mencatat plat nomor mobil di tempat parkir pusat perbelanjaan untuk mengetahui seberapa jauh orang tersebut mengemudi, atau ada kalanya peneliti juga memeriksa sampah orang untuk mengetahui produk apa yang mereka beli.

·      Pengujian Terkendali

Pengujian Terkendali (Controlled Experiment) dilakukan untuk mengukur dampak dari suatu perlakuan tertentu (seperti iklan tertentu) terhadap suatu perilaku (seperti kemampuan untuk mengingat iklan tersebut).Pasar nyata dan ruang kelas dapat digunakan sebagai laboratorium dan mahasiswa sering menjadi subyek dalam suatu percobaan.

2.  Data Sekunder

Data sekunder adalah data yang dikumpulkan oleh orang lain untuk dijadikan referensi tambahan yang mampu mendukung data primer. Cara yang digunakan untuk mengumpulkan data sekunder adalah dengan mencarinya di surat kabar, buku atau internet.

3.  Intelijen Pemasaran

Intelijen Pemasaran (Marketing Intelligence) digunakan untuk mengumpulkan informasi dari lingkungan luar perusahaan (terutama pesaing) yang berkaitan dengan operasi pemasaran. Pemasaran tidak bertanggung jawab untuk membuat arus keluar bagi pesaing, tetapi membuat arus masuk dari pesaing. Istilah Intelijen Pemasaran mengacu pada berbagai kegiatan yang etis guna mendapatkan sebanyak mungkin informasi yang berkaitan dengan pesaing. Jadi, Intelijen Pemasaran bukan suatu kegiatan perusahaan yang satu memata-matai perusahaan yang lain guna mencuri semua data dan informasi mengenai perusahaan yang dimata-matainya tersebut.

2.       Subsistem Database Sistem Informasi SDM

Data yang tersimpan dalam database Sistem Informasi SDM terdiri dari data pegawai (perorangan) dan data non-pegawai (organisasi) yang dapat mempengaruhi arus personil di lingkungan perusahaan.

3.       Subsistem Output Sistem Informasi SDM

Model Sistem Informasi SDM meliputi 6 subsistem output, antara lain :

1.    Subsistem Perencanaan Angkatan Kerja

•   Perencanaan angkatan kerja melibatkan semua kegiatan yang memungkinkan manajemen untuk mengidentifikasikan kebutuhan pegawai di masa depan.

•   Aplikasi perencanaan angkatan kerja yang paling populer dilakukan perusahaan adalah pembuatan bagan organisasi, peramalan gaji dan analisis/evaluasi kerja.

2.    Subsistem Perekrutan

Perusahaan membawa pegawai baru ke dalam perusahaan melalui 2 aplikasi perekrutan, yaitu :  

·      Penelusuran Pelamar  

·      Pencarian Internal

Penelusuran pelamar lebih banyak dipraktekkan daripada pencarian internal untuk menemukan calon pekerja yang dibutuhkan oleh perusahaan.

3.    Subsistem Manajemen Angkatan Kerja

Subsistem Manajemen Angkatan Kerja menggunakan sejumlah aplikasi untuk mengetahui usaha pengembangan angkatan kerja yang sudah dilakukan, yaitu :  

·      Aplikasi Penilaian Kinerja

·      Aplikasi Pelatihan  

·      Aplikasi Pengendalian Posisi

·      Aplikasi Relokasi  

·      Aplikasi Keahlian / Kompetensi  

·      Aplikasi Suksesi  

·      Aplikasi Pendisiplinan

4.    Subsistem Kompensasi

Subsistem Kompensasi merupakan subsistem yang paling banyak dilakukan (80% kegiatan SDM), yaitu melakukan proses penggajian. Sejumlah aplikasi untuk subsistem ini, yaitu :  

·      Aplikasi Peningkatan Penghargaan  

·      Aplikasi Gaji  

·      Aplikasi Kompensasi Eksekutif  

·      Aplikasi Insentif Bonus

·      Aplikasi Kehadiran

5.    Subsistem Tunjangan

Subsistem Tunjangan menyediakan paket tunjangan baik bagi pegawai yang masih bekerja maupun yang pensiun. Banyak faktor yang menyebabkan subsistem ini sangat rumit dan sukar dilakukan, antara lain lama bekerja, kreatifitas, kinerja, dan adanya inovasi terbaru dari pegawai untuk dapat menentukan sendiri jumlah tunjangan yang diterimanya.  

6.    Subsistem Pelaporan Lingkungan

Subsistem Pelaporan Lingkungan ditujukan untuk memenuhi tanggung jawab kepada pihak yang berkepentingan di luar perusahaan. Hal ini berkaitan dengan catatan dan analisis pelaporan, peningkatan serikat pekerja, catatan kesehatan, bahan / limbah beracun, dan keluhan.

E.             Deskripsi Tugas dan Tanggung Jawab

•   Agar masing-masing karyawan mengetahui secara pasti apa yang harus dikerjakan, apa yang dituntut oleh perusahaan, agar tujuan perusahaan tercapai, maka sebuah perusahaan harus memiliki panduan yang secara rinci menjelaskan apa yang harus dilakukan sesuai dengan posisi dan dan jabatan karyawan.

•   Uraian mengenai tugas dan tanggung jawab seorang karyawan dalam sebuah perusahaan disebut job description

•   Agar panduan tersebut bersifat tetap dan mengikat setiap karyawan dan dapat digunakan oleh siapa saja pada posisi tertentu, maka job description harus dalam bentuk tertulis sehingga akan menjadi acuan baku perusahaan.

• Job description digunakan sebagai panduan dalam proses rekrutmen, promosi/kenaikan pangkat, pertukaran jabatan, panduan kenaikan gaji, dan untuk melakukan evaluasi kinerja terhadap karyawan tertentu.

Hal-Hal Penting dalam Job Description

1.    Gambaran umum tentang tugas dan tanggung jawab.

2.    Daftar tugas utama yang harus diselesaikan.

3.    Pendidikan formal sebagai syarat minimal rekrutmen.

4.    Sertifikasi profesi sebagai syarat tambahan.

5.    Pengalaman kerja yang diperlukan

Referensi :

http://andiniputriayu31.blogspot.com/2018/11/sistem-informasi-pemasaran.html

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia - Pertemuan 11

Bina Insani - Ibu Herlawati, S.Si., M.M., M.Kom.